Team oder Gremium

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Liebe Arbeit,

kürzlich saß ich einem Meeting und dachte an dich.

Es war eines der Meetings, die selbst nicht genau wissen, wofür sie gut sind, und dann ein erstaunliches Eigenleben entwickeln. Themen entstehen und vergehen. Koalitionen werden geschmiedet, andere gefestigt. Man kommt inhaltlich von Hölzchen auf Stöckchen. Nichts geht richtig voran, aber es geht allen gut. Da dachte ich, du kommst dir vielleicht veräppelt vor, wenn wir da alle so geschäftig tun und nichts erledigen.

Eigentlich geht sowas im agilen Umfeld ja gar nicht. Denn die agile Welt kennt nur wenige Meetings mit konkreter Funktion. Damit keine Zeit mit nutzlosem Zeug verbracht wird. Und dann fiel mir die systemtheoretische Unterscheidung Gremium vs. Team von Gerhard Wohland ein, die sogar mit nur zwei Arten von Meetings auskommt. Diese Unterscheidung ist eine der Handreichungen von Wohland, um Nutzen aus der Luhmann’schen Lehre zu ziehen. Also, dachte ich mir, schau ich mir mal an, was wir da gerade tun, und ob die Scrum Meetings eher die Arbeit eines Teams oder eines Gremiums beschreiben.

Gremium vs. Team

Kurz zur Rekapitulation, was Wohland mit Gremium und Team meint: Als Gremium kommen Menschen zusammen, die gemeinsam aus verschiedenen Optionen oder Ideen auswählen und Entscheidungen treffen müssen. Das tun sie mit unvollständiger Information und unter Abwägung ihre jeweiligen Zuständigkeits-Interessen. Input ins Gremium sind also unerprobte Lösungsideen oder Handlungsalternativen und heraus kommen Entscheidungen.

Teams hingegen bestehen aus Menschen, die so miteinander zusammenarbeiten können, dass sie zu neuartigen Herausforderungen Ideen für die Lösung oder zumindest den Umgang damit generieren können. Dafür müssen sie in der Lage sein, ihre individuellen Kompetenzen so zu verbinden, dass mehr entsteht, als sie jeweils alleine oder in Reihe hintereinander könnten. Input des Teams sind also nicht-ignorierbare Probleme und heraus kommen Lösungsideen.

Damit versorgen sich die beiden Gruppen gegenseitig mit Aufgaben. Beide werden abwechselnd gebraucht. Sie sorgen dafür, dass die Organisation sich durch ihre Entscheidungen selbst konstituiert. Die Entscheidungen der Gremien stellen Herausforderungen für die Teams dar und die Lösungsideen der Teams bilden den Input für die Entscheidungen der Gremien. Aus diesem Wechsel von Entscheidungen und Lösungseideen entsteht das konkrete Handeln, was das Unternehmen ausmacht.

Andere Meetings

Es gibt natürlich noch viele weitere Anlässe für Zusammenkünfte in Organisationen und einfallsreiche Titel für diese Treffen. Informationen werden verteilt, Meinungen werden eingeholt, soziale Beziehungen werden gepflegt, Machtverhältnisse werden ausgehandelt und gefestigt. Für das Funktionieren von Organisationen im systemtheoretischen Sinne braucht es nur die beiden oben genannten Arten von Meetings: Gremien und Teams.

Und welche Sicht bietet der Scrum Guide als Kristallisationspunkt agilen Arbeitens?

Agile Meetings

Der Scrum Guide kennt fünf „Events“, wobei das erste Event, der als „Sprint“ bezeichnete Arbeitsabschnitt von maximal einem Monat, die Klammer um die anderen vier bildet und kein Meeting darstellt. Es geht also um vier Meetings: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective.

Sprint Planning

Im Planungsmeeting (Sprint Planning) kommt das Scrum Team zusammen und erledigt drei Aufgaben: es entwirft die Zielbeschreibung für den nächsten Abschnitt (Sprint Goal), entscheidet über den Arbeitsinhalt der Iteration – was werden wir liefern? – und plant die Details der Arbeit – wie werden wir das tun?

Ein Sprint Goal zu entwerfen ist eine kreative Aufgabe, die das Zusammenwirken des ganzen Teams erfordert – hier arbeitet also ein Team. Bei der nächsten Aufgabe, der Festlegung der im nächsten Sprint zu liefernden Ergebnisse, arbeitet das Scrum Team als Gremium. Es trifft eine Entscheidung darüber, welche Elemente aus dem Product Backlog in der nächsten Iteration gemeinsam fertiggestellt werden. Im anschließenden Ausplanen der Details arbeiten die Spezialisten alleine oder das Team nutzt gemeinsame Fähigkeiten, um einen gute Tätigkeitszerlegung zu finden – also Team.

Daily Scrum

Das meist morgendliche Zusammenkommen des Scrum Teams für 15 Minuten ist ein auch außerhalb der agilen Welt bekanntes Kennzeichen für agile Teams. Gemeinsam wird auf den Fortschritt der täglichen Arbeit geschaut und ggf. die Planung angepasst. Das ist in erster Linie kreative Tätigkeit. Herauszuarbeiten, wer am besten was tut, damit Ergebnisse erzielt werden spricht für Team.

Sprint Review

Im „Sprint Review“ kommt das ganze Scrum Team mit Auftraggebern, Kunden, Anwendern zusammen und führt vor, was fertiggestellt wurde. Die Teilnehmenden geben Rückmeldung zum erreichten Stand und was sich im Markt oder sonst im Umfeld geändert hat. Daraus wird gemeinsam an der Zielsetzung des Produktes gearbeitet und auch die Planung für die nächsten Iterationen angepasst. Hier wird im Sinne eines Teams an einem verbesserten Plan gearbeitet.

Sprint Retrospective

In der Retrospektive beleuchtet das Scrum Team die Zusammenarbeit im Team und findet kreative Wege zur Verbesserung der eigenen Wirksamkeit mit Blick auf die Qualität des Produktes. Das ist sicher keine Gremienarbeit sondern die eines Teams.

Klare Überraschung

Mhm. Wenn ich mir das so vor Augen führe, dann beschreibt der Scrum Guide vor allem den Teil der Arbeit, für den das Scrum Team im Sinne des kreativen Teams zusammenkommt. Die gremienartige Arbeit, aus mehreren Optionen eine auszuwählen, kommt nur einmal vor, nämlich im Planungsmeeting. Auf Anhieb überrascht mich das, aber beim zweiten Nachdenken klärt es sich:

Geübte Entscheidungen

Scrum beschreibt, welche Muster Teams geholfen haben, Wert zu erzeugen und flott Ergebnisse fertigzustellen. Dafür muss vor allem auf die Seite der kreativen Zusammenarbeit geschaut werden. Diese wurde mit Scrum zwar nicht neu erfunden, aber mittels Scrum in großen Organisationen wieder erlaubt, in einer Umgebung, in der Prozessdenken, Absicherungsmentalität und Hierarchie für das Erlahmen der kreativen Kräfte gesorgt hatte.

Wenn Scrum nichts dazu sagt, wie man in Gremien zu Entscheidungen kommt, dann liegt das vermutlich daran, dass Sutherland und Schwaber dort keinen Engpass gesehen haben. Entscheidungen herbeizuführen, ist eine Fähigkeit, die die in der Industrialisierung geprägten Organisationen wahrlich haben. Ob Entscheidungen auch eingehalten und umgesetzt werden, ist eine andere Frage. Aber das Treffen der Entscheidung gelingt zumeist.

Ausgeblendete Entscheidungen

Der Product Owner ist als starke Rolle angelegt. Er trifft Priorisierungsentscheidungen und lenkt damit die Richtung der Produktentwicklung. Er stimmt sich ab, entscheidet aber allein. Das funktioniert, weil Scrum ja nur für EIN Team denkt. Die Rollen sind so gestaltet, dass sie sich im Alltag ergänzen und dankt eigener Hoheiten eigenständig arbeiten können.

Nur im Planungsmeeting treffen die Interessen der drei Rollen aufeinander, wenn über den Inhalt des nächsten Abschnittes (Sprint) entschieden wird. Da müssen sie sich einigen. Das erklärt auch, warum Planungsmeetings sich ab und an schwierig gestalten, denn die Aufgabenstellung des Scrum Teams wechselt bei den drei Aufgaben in der Planung (Sprintziel, Sprintinhalt, Arbeitsplanung) zwischen Gremium und Team. Das sind unterschiedliche Arbeitsmodi und den Teammitgliedern fällt der Wechsel zwischen ihnen leichter, wenn er explizit gemacht wird.

Ach so

Wenn es in einem ansonsten gut angelegten Meeting gerade mal wieder schwer vorangeht, dann kann es daran liegen, dass wir als echtes Team arbeiten sollten, aber gar keines sind. Sondern eine Gruppe von Menschen. Die kreative Lösungsfindung gelingt dann nicht so recht, weil wir nicht wirklich aufeinander eingestimmt sind.

Oder wir versuchen gerade auf holprige Art den Arbeitsmodus zu wechseln. Von Gremium zu Team oder umgekehrt. Und unsere Nettigkeiten und Ablenkungen untereinander helfen uns, die dabei auftretende Unsicherheit zu überspielen.

Deine Anwesenheit, liebe Arbeit, führt immer mal wieder zu mehr Verstörung als man glaubt. Immerhin kommen wir ja deinetwegen zusammen. Sagen wir jedenfalls.

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